Wenn sich beide Vertragspartner für die Unterzeichnung von Verträgen nicht am selben Ort befinden müssen, lassen sich häufig Prozesse beschleunigen und Umsätze steigern. Damit dennoch rechtssichere Verträge zustande kommen, müssen Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Signaturen einhalten.

Zertifizierung durch einen externen Dienstleister

Es gibt eine Vielzahl von Branchen, in denen die elektronische Signatur sinnvoll ist. Vor allem dort, wo sonst ein hohes Papieraufkommen herrscht und viele Verträge und Daten verarbeitet werden, kann die digitale Alternative eine grosse Zeitersparnis bedeuten. Um sicherzugehen, dass die E-Signaturen rechtsgültig sind und die Datensicherheit gewährleistet ist, sollten Unternehmen mit einem zuverlässigen eSigning-Anbieter zusammenarbeiten.

Finanzbranche – von überall Verträge abschliessen

Um einen Kreditvertrag zu unterschreiben oder ein Konto zu eröffnen, mussten Kunden früher zum Gespräch vor Ort erscheinen, vor allem um das notwendige Onboarding und den dazugehörigen Identifikationsprozess vorzunehmen. Das hat sowohl Kunden als auch Finanzdienstleistern enorm viel Zeit geraubt. Ausserdem entstand jede Menge Papierkram. Heute lassen sich die notwendigen Dokumente für viele Finanzdienstleistungen auch digital signieren und abschliessen, am besten mit einem benutzerfreundlichen und sehr einfachen Identifizierungsverfahren. Wenn der höchste Sicherheitsstandard nach dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich elektronische Signatur (ZertES) eingehalten wird, müssen sich beide Seiten keine Gedanken um die Beweiskraft machen. Die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und kann nur nach einem gründlichen Identifizierungsverfahren durchgeführt werden.

Gesundheitswesen – Zeitersparnis dank digitaler Signatur

Tatsächlich herrscht im Gesundheitswesen nach wie vor ein grosses Papieraufkommen. Das liegt daran, dass ständig etwas unterschrieben werden muss. Rezepte, Krankschreibungen und andere Dokumente bedürfen der Unterzeichnung durch einen Arzt. Anamnesebögen und Einverständniserklärungen für bestimmte Behandlungsarten müssen hingegen von Patienten unterschrieben werden. Im Alltag kann es eine deutliche Erleichterung bedeuten, wenn das auf elektronischem Weg erfolgt. Digitale Formulare sind oft viel einfacher auszufüllen und können den Patienten Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Am Ende setzt er dann bequem eine elektronische Signatur. Auch hier muss der Unterzeichner auf beiden Seiten teilweise zweifelsfrei identifiziert werden und zusätzlich sind viele sensible Daten im Spiel – es muss also ein hohes Mass an Datensicherheit geboten werden.

Versicherungsbranche – Meldeprozesse beschleunigen und Vertragsabschlüsse vereinfachen

Immer mehr Versicherungen bieten auch den Online-Vertragsabschluss. Für die Kunden bedeutet das, dass sie mit wenigen Klicks an eine Haftpflicht oder eine Kfz-Versicherung gelangen. Die Versicherer profitieren wiederum davon, weil sie so auch Kunden gewinnen können, die auf konventionellem Wege wahrscheinlich nie zum Versicherungsnehmer geworden wären. Zusätzlich spart es den Versicherungsangestellten wertvolle Arbeitszeit. Doch auch für die Meldung im Schadensfall ist die elektronische Signatur von Vorteil. Sie lässt sich schnell übermitteln, sodass wichtige Fristen eingehalten werden können.

Immobilien – Mietverträge ortsunabhängig unterschreiben

Für Vermieter ist es essenziell, dass ihre Immobilien möglichst nicht leer stehen. Nur so können sie sich eine hohe Rendite sichern. Zwar geht es oft schnell, neue Mieter für Wohngebäude oder Gewerbeflächen zu finden, es kann aber dauern, einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu finden. Dieses Problem besteht bei einer digitalen Signatur nicht. Wenn sich beide Parteien einig sind, kann zeitnah nach der Besichtigung der Vertrag unterzeichnet werden. Vermietern gibt das die Chance, das Mietverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt beginnen zu lassen. Mieter können aber ebenfalls profitieren. Sie müssen nicht erst lange warten, bis der Vermieter Zeit für die Vertragsunterzeichnung hat, sondern können schneller einziehen.

Personalvermittler – befristete Stellen kurzfristig besetzt

Auch Personaldienstleister profitieren stark von digitalen Unterschriften. In der Zeitarbeitsbranche werden Stellen teilweise kurzfristig notwendig und können durch digitale Vertragsunterzeichnung zum Beispiel problemlos über das Wochenende unterzeichnet werden. So kann ein auftraggebendes Unternehmen am Freitag Bedarf für eine Arbeitskraft mit Befristung ab Montag anmelden und der Personaldienstleister die passende Person am Montag mit vollständig unterschriebenen Dokumenten bereits einsetzen. So sparen alle Seiten Arbeits- und Verwaltungszeit und darüber hinaus Papier- und Versandkosten.