Call Center in der Cloud oder warum virtuelle Telefonie heute das relevanteste Produkt ist

Call Center in der Cloud oder warum virtuelle Telefonie heute das relevanteste Produkt ist

by May 26, 2020
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Sprachmenüs und Anrufbearbeitungsszenarien sind neue, kostenlose Funktionen.

Die „virtuelle“ Telefonie bringt die Kommunikation von Kunden mit den Unternehmen auf ein neues Niveau, – sie hilft, schnell und bequem mit dem richtigen Mitarbeiter oder der richtigen Abteilung zu kommunizieren. Um eine Cloud-basierte Telefonanlage einzurichten, benötigen Sie weder spezielle Ausrüstung noch zusätzliches Personal. Im Gegenteil. Die Anlage spart Ihnen Zeit, systematisiert Ihre Arbeit und erhöht die Kundenbindung.

Welche Vorteile bietet unsere Telefonanlage?

Virtuelle Telefonie ist die Alternative zu einer stationären, automatischen Telefonzentrale (PBX). Nur die Hardware- und Serverseite befinden sich auf der Anbieterseite, sodass Sie Ihr Unternehmen drahtlos telefonisch ausstatten können. Die Kosten hierfür sind relativ gering.

Eine Cloud-basierte Telefonanlage ist besonders nützlich, wenn sich Mitarbeiter in verschiedenen Städten oder Ländern befinden. In diesem Fall aktivieren Sie virtuelle Nummern an bestimmten Orten der Welt und definieren für jede Nummer spezifisch Sprachmenü und Skriptkalender nach Wochentag oder Tageszeit. Zadarma bietet diese Nummern weltweit in 80 Ländern an. Damit können Anrufe über App auf Smartphone, Computer oder mithilfe von IP-Telefonen empfangen werden.

zadarmaSchauen wir uns ein Beispiel an

Ihr Unternehmen hat ein Büro in Berlin und Niederlassungen in Moskau und London. Wir müssen sie sowohl mit Kunden als auch miteinander verbinden.

Zunächst kaufen Sie in diesen 3 Städten eine virtuelle Nummer und in Ihrem Zadarma Profil die „PBX aktivieren“.

Anschließend konfigurieren Sie ein Sprachmenü für jede Stadt, so, dass Ihr gesamtes Unternehmen in Kontakt ist: Die gewünschte Abteilung oder der gewünschte Spezialist kann sich überall auf der Welt befinden, ein Kunde aus Deutschland, Großbritannien oder Russland muss dies jedoch nicht wissen.Sprachansagen können in Form von Audiodateien hochgeladen oder als Text eingegeben werden werden, – dann liest unser Roboter den Text einfach vor.

Das Anrufbearbeitungsszenario ist die Weiterleitung des Anrufs an eine gewünschte Abteilung oder an einen speziellen Mitarbeiter: Klicken Sie auf Eins, um die Vertriebsabteilung zu kontaktieren, oder auf Zwei für die Finanzabteilung. Auch ist es wichtig, das Szenario “Ohne Tastendruck” zu erstellen, dann wird der Anruf standardmäßig weitergeleitet, wenn Ihr Kunde keine Eingabe getätigt hat.

Sie können die Reihenfolge der Weiterleitung festlegen. Zum Beispiel rufen wir als erstes Michael an, aber wenn er nicht innerhalb von 15 Sekunden antwortet, geht der Anruf an Hans. Ist Hans nicht verfügbar, geht der Anruf weiter an Jessica. Kann auch Jessica den Anruf nicht entgegennehmen, so wird er auf Johns Handy weitergeleitet ( John ist beispielsweise der Abteilungsleiter oder Dienstleister).

Zum Schluss konfigurieren Sie die Arbeitszeiten für jedes Sprachmenü, zum Beispiel ein Szenario von 9 bis 18 Uhr, und ein anderes von 18 bis 9 Uhr. Sie können auch eine Anrufweiterleitung an einen Anrufbeantworter, eine rund um die Uhr diensthabende Sekretärin oder eine andere Stadt einstellen.

Es ist wichtig, eine Historie der Kundenbeziehungen zu führen und einen bestehenden Kunden direkt mit dem zuständigen Mitarbeiter zu verbinden. Hierzu aktivieren Sie das kostenlose ZCRM-System  , das in der Zadarma Telefonanlage bereits integriert ist. Dank ZCRM können Sie:

  • Anrufe mit dem integrierten Web-Telefon über jeden beliebigen Browser tätigen und empfangen,
  • Anrufe direkt an den verantwortlichen Mitarbeiter weiterleiten ohne zusätzliche Tasten- oder Spracheingabe.
  • Automatische Lead-Erstellung für eingehende oder ausgehende Anrufe, vollständiger Verlauf der Kundenbeziehungen: Sie können alle wichtigen Kundeninformationen in der Kundenkarte eingeben und jederzeit zusätzliche Kommentare und Daten ergänzen.
  • Aufgabenerstellung für sich und Ihre Kollegen
  • Kalender mit allen wichtigen Ereignissen und Terminerstellung
  • Wenn Sie bereits einen Kundenstamm haben, können Sie diesen problemlos in ZCRM importieren. Wenn Sie bereits ein CRM verwenden, bietet die Zadarma-PBX eine völlig kostenlose offizielle Integration in alle gängigen CRM- und HelpDesk-Systeme sowie eine offene API um Ihre eigenen Systeme mit Telefonie zu verknüpfen.

Cloud-Telefonie mit zusätzlichen kostenlosen Tools wie CRM, CallTracking und Videokonferenzen ist der sicherste Weg im Jahr 2020 zu kommunizieren. Zum Einen ist es Zeit, sich von Kabeln zu verabschieden, korrekt mit Kunden zu kommunizieren und Anrufe zu analysieren. Virtuelle Telefonie ermöglicht dies. Zum Andern können Sie mit einer Cloud-basierten Telefonanlage die Telefonie innerhalb von 5 Minuten sicher vom Büro in ein Home Office übertragen und ebenso schnell zurück.

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