Wundert sich in diesem Land eigentlich niemand darüber, wieso selbst digitalaffine KMU ihre Buchhaltung noch immer in Papier-Form führen?

Das Problem hat einen Namen: Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Nur ganz wenige KMU sind finanziell, organisatorisch oder technisch in der Lage, den Archivierungsprozessbdigital nach den hohen Anforderungen der GeBüV zu betreiben. Will sich ein KMU an die vom Bund vorgegebenen Regeln halten – und das sollte man in der Schweiz ja eigentlich voraussetzen, dann gehen die Kosten für eine konforme digitale Archivierung in die Zehntausende von Franken.

Deshalb will die Buchhaltungs-Firma Run my Accounts den Bundesrat in einer Petition auffordern, die Geschäftsbücherverordnung zu revidieren. Ziel dieser Revision: Alle KMU können ohne weiteres von der digitalen Buchhaltung profitieren.

Die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung sind für viele KMU zu hoch

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) fordert in Art. 9 Abs. 1 lit. b komplizierte Verfahren zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen: Belege sollen mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, damit diese auf handelsüblichen Speichermedien archiviert werden dürfen. Darüber hinaus müssen die Verfahren dokumentiert und Logfiles gespeichert werden. Das von der Verordnung geforderte Verfahren ist für die meisten KMU zu teuer, zu komplex und zu riskant.

Papier-Buchhaltung ist Schweizer Standard

Thomas Brändle, Geschäftsführer von Run my Accounts:

«Wer schon wagt es, die Geschäftsbücherverordnung zu missachten? Ein Verstoss kann schnell teuer werden! Weil die Anforderungen an ein digitales Archiv derart hoch sind, gehen die meisten KMU den sichersten und pragmatischen Weg: Sie führen ihre Buchhaltung weiterhin zu 100% in Papierform. Denn gemäss GeBüV ist dies bedenkenlos und ohne komplizierte Verfahren möglich.»

In einer Umfrage haben mehr als Hälfte der befragten Unternehmen angegeben, zwischen 60 und 100 Prozent aller Rechnungen in Papierform zu erhalten.

Das Potential der digitalen Buchhaltung ist riesig

Digitale Belege können automatisch und zeitnah bearbeitet werden. Dies reduziert die Administrationskosten und verbessert die finanzielle Transparenz von Unternehmen. Ausserdem wird der Papierverbrauch reduziert und die Umwelt geschont. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Grossteil der Buchungsbelege in digitaler Form den Empfänger erreicht. Der Umweg über ein Papier ist heute nicht mehr zeitgemäss und er steht einer effizienteren Arbeitsweise im Weg.

Was fordert die Petition?

Die Petitionäre fordern, dass Unterlagen ohne digitale Signatur oder ähnliche Verfahren auf konventionellen Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis der Korrektheit des Beleges über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden kann. Eine digitale Signatur soll nur noch freiwillig auf einem Beleg angebracht werden, um die Rechtssicherheit zusätzlich zu verbessern. Damit sollen digital empfangene Rechnungen und sonstige Belege problemlos und ohne komplizierten Umweg auf einem handelsüblichen Speichermedium oder in der Cloud archiviert werden können.